Wat zijn de belangrijkste wijzigingen in het Controleprotocol OCW voor het verslagjaar 2015?

Ieder jaar brengt het Ministerie van OCW een controleprotocol uit waaraan accountants, die onderwijsinstellingen controleren, moeten voldoen. In dit document wordt beschreven hoe bepaalde (specifieke) wet- en regelgeving gecontroleerd moet worden en wat de foutmarges zijn die gehanteerd mogen worden (niet iedere fout in de verantwoording geeft immers een verkeerd beeld van de cijfers). In dit artikel beschrijven we enkele wijzigingen in het protocol voor het verslagjaar 2015, die ook nuttig kunnen zijn voor u om te weten.

Wijziging controle op de Europese Aanbestedingsrichtlijnen

Onderwijsaccountants dienen te controleren of onderwijsinstellingen aan de wetgeving van de Europese aanbesteding hebben voldaan. Grofweg houdt dat in dat de instellingsaccountant dient te controleren of contracten die niet Europees aanbesteed zijn, terecht niet Europees aanbesteed zijn. Daarnaast zijn er sinds enkele jaren ook regels voor onderwijsinstellingen voor contracten die niet onder de Europese, maar onder de nationale aanbestedingsrichtlijnen vallen.

De belangrijkste wijziging in de controle op de Europese aanbestedingen heeft betrekking op de vraag hoe “fouten”  moeten worden berekend, als contracten ten onrechte niet Europees aanbesteed zijn. Vooral in gevallen wanneer er helemaal geen contract is afgesloten. De onderwijsinspectie heeft nu bepaald dat in een dergelijk geval uitsluitend de kosten van het jaar als fout aangemerkt moeten worden.

Tip! Op de website van het ministerie is de notitie met nadere uitleg over de foutdefinitie voor onderwijsinstellingen te raadplegen. Deze notitie kan u helpen bij de onderbouwing van uw standpunt.

De werkzaamheden voor de instellingsaccountant ten aanzien van de aanbestedingen die onder de Nationale aanbestedingsrichtlijnen vallen zijn, anders dan wij hadden verwacht, voor het verslagjaar 2015 nog niet aangepast.

Verduidelijkingen ten aanzien van de continuïteitsparagraaf in het bestuursverslag

Ten aanzien van de continuïteitsparagraaf in het bestuursverslag zijn inhoudelijk geen wijzigingen ten opzichte van voorgaand jaar. Het ministerie heeft op 30 oktober 2015 wel een brief gestuurd naar alle onderwijsinstellingen waarin een aantal verduidelijkingen staan op de eerder verstrekte handreikingen voor het opmaken van de continuïteitsparagraaf. Deze verduidelijkingen hebben vooral betrekking op de peildata  waarop kengetallen berekend moeten worden en de te vermelden balansgegevens in de meerjarenbegroting.

Voor de continuïteitsparagraaf is het van belang is dat alle onderdelen, die genoemd worden in de handreiking van het ministerie, ook worden verwerkt in het jaarverslag. Dat hoeft niet per definitie in een apart hoofdstuk met de titel “continuïteitsparagraaf”. 

De werkzaamheden van de accountant met betrekking tot de continuïteitsparagraaf zijn beperkt tot:

  • vaststellen dat alle verplichte onderdelen van de continuïteitsparagraaf zijn opgenomen in het bestuursverslag;
  • vaststellen dat de continuïteitsparagraaf geen materiële tegenstrijdigheden bevat ten opzichte van de gegevens in de jaarrekening;
  • vaststellen dat de opgenomen meerjarenbegroting is ontleend aan de Planning en Controlcyclus van de onderwijsinstelling;
  • vaststellen dat de opgenomen meerjarenbegroting is goedgekeurd door het toezichthoudend orgaan.

Als in het bestuursverslag niet alle verplichte onderdelen van de continuïteitsparagraaf zijn opgenomen, dan dient de accountant daarvan melding te maken in de controleverklaring. 

Mascha Werner-Hoeks

Mascha Werner-Hoeks

Wilt u reageren of meer informatie?