Accountants controleprotocol OCW 2016: belangrijkste wijzigingen

Recent heeft de Inspectie van het Onderwijs het nieuwe accountants controleprotocol OCW voor de controle van de jaarrekeningen en bekostigingsgegevens van onderwijsinstellingen voor het kalenderjaar 2016 gepubliceerd. In dit artikel beschrijven wij de belangrijkste wijzigingen in het protocol die voor u relevant kunnen zijn.

Werkzaamheden accountant – wel of niet steunen op procedures bij het schoolbestuur

Om een accountantscontrole efficiënt uit te kunnen voeren, wordt door de accountant beoordeeld in welke mate gesteund kan worden op de maatregelen die het schoolbestuur zelf al heeft getroffen om te zorgen dat aan de wet- en regelgeving wordt voldaan. In het onderwijsaccountantsprotocol 2016 is een duidelijke scheiding aangebracht tussen werkzaamheden gericht op de procedures bij de schoolbesturen en de controles los van deze procedures. Dit houdt in dat, als de accountant wil steunen op de procedures bij het schoolbestuur of het administratiekantoor,de interne beheersingsmaatregelen binnen deze procedures getest moeten worden. Een voorbeeld hiervan is of bij de controle op, en goedkeuring van, inkoopfacturen gecontroleerd wordt op rechtmatigheid en hoe deze interne controle wordt vastgelegd. Als het schoolbestuur dit soort controles heeft ingebouwd en zichtbaar heeft gemaakt, kan de accountant hier op steunen en zijn controle  efficiënter uitvoeren.

Let op!zorg ervoor dat je als schoolbestuur duidelijk in beeld hebt wie wat controleert en leg dit ook vast in procedure beschrijvingen.

Bekostigingscontrole Voortgezet Onderwijs

Bij de bekostigingscontrole in het voortgezet onderwijs is de belangrijkste wijziging de aanvullende controle op de maatwerkbekostiging nieuwkomers. Met betrekking tot deze maatwerkbekostiging wordt van de accountant gevraagd om de opgave van het aantal leerlingen op de verschillende teldata (1 januari, 1 april, 1 juli en 1 oktober) aan te sluiten met de gegevens uit de leerlingenadministratie. Daarnaast moet van deze leerlingen worden vastgesteld of ze:

  • Niet de Nederlandse nationaliteit hebben;
  • Op de teldatum korter dan 2 jaar in Nederland verbleven;
  • Of de leerling op 1 oktober 2015 niet stond ingeschreven op de betreffende school.

Voor schoolbesturen met veel nieuwkomers betekent dit een behoorlijke uitbreiding van de controle.

Tip! zorg ervoor dat je als schoolbestuur zelf al hebt gecontroleerd of de aanvragen voldoen aan de eisen. Hierdoor voorkom je verrassingen in de bekostiging.

Aanbestedingswetgeving (update 23 november 2016)

Evenals voorgaande jaren valt de aanbestedingswetgeving onder het oordeel van de instellingsaccountant over de financiële rechtmatigheid. Sinds de juli versie van het accountants controleprotocol leek het erop dat het toetsingskader voor aanbestedingen boven de Europese drempelbedragen gewijzigd zou worden en dat alleen nog de administratieve organisatie en interne beheersing rondom aanbestedingen boven en onder de Europese drempelbedragen beoordeeld zoudden hoeven te worden. Daarmee leek een inhoudelijke toetsing te vervallen. Zeer recent (op 23 november 2016) is echter besloten om voor de controles over het boekjaar hetzelfde toetsingskader te hanteren als voor voorgaand jaar gold. Dat houdt in dat voor contracten waarvan de contractwaarde onder de Europese drempelbedragen blijft, getoetst moet worden of er een aanbestedings- en inkoopbeleid is en dat voor contracten waarvan de contractwaarde boven de Europese drempelbedragen uitkomt, getoetst moet worden of er een Europese Aanbestedingsprocedure is gevolgd.

Let op! zorg ervoor dat je als schoolbestuur procedures hebt ingericht die ertoe leiden dat je aan de aanbestedingswetgeving voldoet. Deze procedures zouden geen papieren tijger moeten zijn, maar dagelijkse praktijk.

Mascha Werner-Hoeks

Mascha Werner-Hoeks

Wilt u reageren of meer informatie?