Hoe zien uw fiscale processen eruit? Fiscale beheersing van uw organisatie

Kunt u antwoord geven op bovenstaande vraag? Veel onderwijsinstellingen hebben fiscaliteit niet op de wekelijkse agenda staan. Toch verlangen toezichthouders, bestuurder en andere belanghebbenden inzicht in de (mogelijke) fiscale risico’s binnen uw onderwijsinstelling. Ook de Belastingdienst verwacht dat een onderwijsinstelling haar fiscale risico’s beheerst, ondanks de aanwezigheid van complexe en veranderende fiscale regelgeving. Waar de Belastingdienst vroeger (slechts) geïnteresseerd was in de daadwerkelijke belastingafdracht, wordt in toenemende mate waarde gehecht aan de fiscale beheersing van belastingplichtigen. En dat geldt ook voor onderwijsinstellingen! In veel gevallen vereist de Belastingdienst tegenwoordig dat u uw fiscale beheersmaatregelen en procedures aan kunt tonen. In dit artikel lichten wij graag toe wat wordt verstaan onder fiscale beheersing, waarom dit belangrijk is en hoe fiscale beheersing binnen uw organisatie moet worden geïmplementeerd.

Wat is fiscale beheersing?
Fiscale beheersing houdt kortweg in het beheersen van de interne processen, waarbij op een controleerbare wijze wordt voldaan aan de fiscale wet- en regelgeving. Dit betekent dat u als onderwijsinstelling op transparante wijze kunt laten zien:

  • hoe de fiscaal-financiële processen in uw organisatie zijn georganiseerd;
  • wat daarbij de belangrijkste aandachtspunten zijn;
  • hoe de verantwoordelijkheden zijn verdeeld; en 
  • op welke wijze de fiscaal-financiële processen worden gemonitord. 

Waarom is fiscale beheersing zo belangrijk?
Door aandacht te besteden aan fiscale beheersing krijgt u meer zicht en grip op de fiscale positie van uw organisatie. Door de processen vast te leggen, worden de verantwoordelijke personen zich bewust van de aanwezigheid van processen en hun verantwoordelijkheden in dit kader. Op deze wijze ontstaat er bewustzijn over de potentiële fiscale risico’s en kunnen deze naar de toekomst toe worden voorkomen. Tevens wordt een gelegenheid gecreëerd om fiscale kansen tijdig te signaleren en benutten.

Daarnaast is ook de Belastingdienst in toenemende mate geïnteresseerd in de fiscale beheersing van uw organisatie. Hierbij wordt beoordeeld of de organisatie ‘in control’ is. De Belastingdienst besteedt bij controles veel aandacht aan de kwaliteit van processen. De inrichting van heldere fiscale processen, inclusief de vastlegging en monitoring van deze processen, geeft de Belastingdienst vertrouwen in de juistheid van de materiële belastingafdracht. Op basis van de aantoonbaarheid van uw fiscale processen neemt de Belastingdienst in meer of mindere mate vervolgstappen. 

Wat is een Tax Control Framework (TCF)?
Een Tax Control Framework (hierna: TCF) is bij uitstek een geschikt model om de fiscaal-financiële processen binnen uw organisatie te beheersen en daarmee ‘in control’ te zijn. Het TCF is een samenstel van processen en interne (beheers)maatregelen. Dit zorgt ervoor dat de fiscale risico’s binnen de organisatie tijdig kunnen worden geïdentificeerd, beoordeeld en beheerst. Dit fiscaal raamwerk bevat in beginsel alle belastingmiddelen (omzetbelasting, loonheffingen, enzovoorts) waar de organisatie mee te maken heeft. 

Een organisatie legt het TCF schriftelijk vast en controleert de werking ervan periodiek. Als blijkt dat de werking van het TCF voldoet en dus dat uw organisatie de fiscaliteit beheerst, dan stemt de Belastingdienst zijn handelswijze en aard van controle (intensiteit) en toezicht hierop af. Deze beheersmaatregelen garanderen de Belastingdienst en diverse andere belanghebbenden namelijk een juiste (fiscale) verwerking van fiscaal relevante transacties. 

Wat zijn de voordelen van een TCF?
Als uw organisatie een raamwerk heeft om fiscale risico’s te beheersen, dan heeft dit diverse voordelen:

  • Fiscale risico’s worden afgedekt, waardoor uw organisatie voldoet aan fiscale wet- en regelgeving. Hierdoor komt u niet voor verrassingen te staan en voorkomt u naheffingen en boetes.
  • Het fiscaal bewustzijn van uw werknemers wordt verhoogd. Daarnaast bent u bij vertrek van uw financiële medewerkers minder kwetsbaar ten aanzien van de continuïteit op fiscaal gebied.
  • Uw organisatie werkt in de actualiteit in plaats van in het verleden.
  • Een TCF leidt tot een efficiëntere indeling van administratieve processen.
  • Tot slot kunt u in aanmerking komen voor Horizontaal Toezicht.

Hoe richt ik mijn fiscale beheersing / TCF in?
Het opzetten en implementeren van fiscale beheersing met behulp van een TCF kan relatief eenvoudig zijn. Onze ervaring is dat veel onderwijsinstellingen een groot deel van de beheersprocessen, controlemechanismen en werksystemen in orde hebben, maar dat dit niet schriftelijk is vastgelegd. Daarnaast worden de fiscale processen in de praktijk (te) weinig gemonitord. Hierdoor kan de Belastingdienst - of andere belanghebbenden - geen vertrouwen ontlenen aan deze processen.

Om inzichtelijk te krijgen of uw bestaande fiscale beheersing voldoet, moet een en ander (schriftelijk) aantoonbaar worden gemaakt. Het inrichten van een fiscale beheersing kan worden onderverdeeld in diverse stappen. 

  1. Allereerst kijken wij naar uw doelstellingen (of de doelstellingen die de Belastingdienst u heeft opgelegd) en uw missie en visie. Wij kijken naar de belastingsoorten waar u als onderwijsinstelling mee wordt geconfronteerd en inventariseren de huidige beheersmaatregelen en bestaande processen. Wij staan stil bij eventuele risico’s en kijken samen met u naar verbeterslagen die passen bij uw onderwijsinstelling. 
  2. Daaropvolgend gaan wij aan de slag met het TCF: bestaande beheersmaatregelen worden vastgelegd en/of aangepast, belangrijke ontbrekende procedures worden toegevoegd. 
  3. Als alle maatregelen samen met u zijn vastgelegd, implementeren wij samen de beheersmaatregelen en voorgenomen werkwijze. 
  4. Achteraf toetsen wij of en in hoeverre de voor u belangrijke fiscale processen zijn gehanteerd en of bevindingen worden vastgelegd. 

De opzet en inrichting van het TCF is vormvrij. Er is dus geen ingekaderde regelgeving die bepaalt hoe een TCF eruit moet zien. Het opstellen van een TCF is dus een kwestie van maatwerk, dat afhankelijk is van de organisatie. Govers heeft afgelopen jaren veel onderwijsinstellingen geholpen met het implementeren en vastleggen van fiscale processen en procedures. Altijd met oog op uw organisatie en behoeften. Wij delen graag onze kennis en ervaring met u. 

U wilt graag ook fiscaal in control zijn? Neem dan gerust contact op met Ralph Rijnders (rijnders@govers.nl) of Thomas Neijzen (neijzen@govers.nl) van Govers Accountants/Adviseurs (tel: 040 2504 504). Wij begeleiden u graag in dit proces.)

Marc Heijligers

Marc Heijligers

Wilt u reageren of meer informatie?