Nut en noodzaak van een risicoanalyse in het onderwijs

Het uitvoeren van een risicoanalyse traject is geen dagelijks werk en we merken dan ook dat veel bestuurders en controllers van onderwijsinstellingen worstelen met de vraag hoe een goed risicoanalyse document te maken. In de afgelopen jaren hebben wij zeer veel verschillende soorten risicoanalyses voorbij zien komen. Van beknopt tot uitgebreid en van diepgaand tot oppervlakkig. In sommige gevallen met een financiële vertaalslag maar vaak ook niet. In dit artikel nemen we u mee in de zoektocht naar een goed risicoanalysedocument. Een document dat niet verdwijnt in een la van het bureau van de bestuurder, maar dat leeft binnen de organisatie.

Voorbereiding risicoanalyse

Het is van belang dat er vooraf goed nagedacht wordt over de risicoanalyse. Een beoordeling van de huidige en verwachte toekomstige financiële positie is daar onderdeel van. Op basis daarvan kan een inschatting gemaakt worden van hoe groot de impact van risico’s mag zijn die de instelling kan accepteren zonder dat de continuïteit in gevaar komt als het risico zich voordoet.

Tip! Het kan helpen om zowel voor de kans dat een risico zich voordoet als voor de impact wanneer een risico zich voordoet categorieën te maken. Als voor beiden bijvoorbeeld 5 of 6 categorieën gemaakt worden, wordt het gemakkelijker om een risico uiteindelijk “financieel te maken”

In de voorbereidingsfase is het ook belangrijk om na te denken over wie er mee gaat werken aan de risico-inventarisatie. Door de risico-inventarisatie in een groep van medewerkers uit te voeren kan bereikt worden dat het document breed gedragen wordt.

Tip! Denk goed na over de deelnemers bij de risico-inventarisatie. Denk bijvoorbeeld aan het managementteam, de huisvestingsspecialist, IT-specialisten of andere deskundigen.

Risico’s in kaart brengen

Na de voorbereidingsfase is het van belang dat de risico’s op de verschillende risicogebieden in kaart gebracht worden. Onderwijsinstellingen sluiten vaak aan bij de risicogebieden die door de Commissie Vermogensbeheer Onderwijsinstellingen (Commissie Don) in 2009 zijn beschreven, maar dit kunnen natuurlijk ook andere risicogebieden zijn (zeker voor samenwerkingsverbanden zijn de risicogebieden van de Commissie Don niet altijd passend). Door enkele brainstormsessies te houden met de deelnemers aan de risico-inventarisatie, wordt een beeld geschetst van de risico’s die van toepassing kunnen zijn voor de onderwijsinstelling

Let op! De standaard risicogebieden van de Commissie Don zijn inmiddels alweer ca. 6 jaar oud. Mogelijk onderkent u andere risicogebieden (bijvoorbeeld: samenwerkingspartners).

Let op! Beschrijf de risico’s direct zo goed mogelijk en bepaal duidelijk wat exact het risico is. Als er in de meerjarenbegroting bijvoorbeeld al rekening is gehouden met een leerlingendaling dan is het risico niet dat het aantal leerlingen af zal nemen in de komende jaren (daar is immers al rekening mee gehouden). In dit geval kan het risico wel zijn dat de leerlingendaling groter is dan de eerdere inschatting.

Risico acceptatie matrix

Bij ieder onderkend risico moet bepaald worden of het geaccepteerd wordt of dat er een andere maatregel getroffen kan worden. Als het risico beperkt, overgedragen of vermeden wordt, dan zijn daar mogelijk kosten aan verbonden.

Als het risico beperkt wordt, dan blijft er mogelijk nog een restrisico over. Voor de risico’s die niet te beperken of vermijden zijn, dient er een inschatting gemaakt te worden van de kans dat het risico zich voordoet, en de impact (zo veel mogelijk financieel áls het risico zich voordoet.

Tip! In veel gevallen is het lastig om een kans en impact te bepalen. Beschrijf in dat geval dan duidelijk welke uitgangspunten u gehanteerd hebt om de kans en/of impact in te schatten.

Beheersingsmaatregelen

Voor de risico’s waarvoor beheersingsmaatregelen genomen worden (beperken, overdragen of vermijden) kunt u de kosten van de beheersingsmaatregel inschatten. De kosten van deze beheersingsmaatregelen kunt u vervolgens tot uitdrukking laten komen in de (meerjaren)begroting. Mede daardoor wordt deze taakstellend en beleidsrijk.

Risicomatrix

De risico’s waarvoor u een kans en impact bepaald hebt kunt u in een risicomatrix weergeven, waarbij de kans vermenigvuldigd met het risico de gewogen impact van het risico bepaalt. De gewogen impact van alle risico’s bij elkaar leiden tot een bedrag dat u tot uitdrukking kunt brengen als bestemmingsreserve in het eigen vermogen.

Inbedden van de risicoanalyse in de planning- en controlcyclus en het strategisch beleid

De laatste stap in het proces is het inbedden van de risicoanalyse in de planning- en controlcyclus. Door de risico’s jaarlijks tegen het licht te houden en eventueel bij te stellen voorkomt u dat het een statisch document wordt. Eénmaal in de vier tot vijf jaar is het verstandig om het hele risicoanalyse traject te doorlopen. We hebben ook al aangegeven hoe de risicoanalyse zich verhoudt tot de (meerjaren)begroting en het eigen vermogen van de onderwijsinstelling.

Tip! Voer een uitgebreide risico-inventarisatie standaard uit direct nadat u het meerjaren strategisch beleidsplan hebt vastgesteld. Uit het strategisch beleidsplan kunnen namelijk nieuwe risico’s voortvloeien. 

Marc Heijligers

Marc Heijligers

Wilt u reageren of meer informatie?