Scholen die vallen onder een koepelorganisatie zelf aanbestedende dienst?

Commissie van Aanbestedingsexperts (de CvA) adviseert over de vraag of scholen die vallen onder een koepelorganisatie zelf aanbestedende dienst zijn en hoe de waarde van de opdracht moet worden bepaald (Deel 1). In deze bijdrage ga ik in op het eerste deel van de vraag. In de volgende bijdrage komt het tweede deel aan de orde.

Commissie van Aanbestedingsexperts (de CvA) adviseert over de vraag of scholen die vallen onder een koepelorganisatie zelf aanbestedende dienst zijn en hoe de waarde van de opdracht moet worden bepaald (Deel 1). In deze bijdrage ga ik in op het eerste deel van de vraag. In de volgende bijdrage komt het tweede deel aan de orde.

Wat is het geval: een koepelorganisatie (bijvoorbeeld: Stichting) waaronder 21 basisscholen ressorteren, heeft een overeenkomst met een schoonmaakbedrijf voor 4 scholen opgezegd.  De koepelorganisatie wil vervolgens nieuwe overeenkomsten afsluiten voor ieder van de 4 scholen afzonderlijk  en stelt dat nu  de waarde  van de individuele opdrachten onder de Europese drempel ligt deze opdrachten niet hoeven te worden aanbesteed.  

Het is u bekend dat dat opdrachten niet mogen worden gesplitst om onder de aanbestedingsdrempel uit te komen waardoor zij niet (Europees) hoeven te worden aanbesteed. De CvA beantwoord allereerst of er de volgende vragen:

• Kunnen deze scholen als onzelfstandige eenheden worden beschouwd die ressorteren onder de koepelorganisatie als zelfstandige aanbestedende dienst?
• Als de scholen als onzelfstandige eenheden moeten worden beschouwd, moeten dan de waarde van de schoonmaakdiensten van deze scholen bij elkaar worden opgeteld voor de bepaling van de aanbestedingsplicht?
• Als de waarden van de schoonmaakdiensten van de scholen bij elkaar moeten worden opgeteld, komt dan de totale waarde uit boven de drempelwaarde zodat Europees moet worden aanbesteed?

De eerste vraag moet aan de hand van de voorwaarden die zijn opgenomen in de OCenW-mededeling van 4 mei 2005 worden beantwoord. Als aan alle voorwaarden wordt voldaan, is een school/ als onderdeel van het bevoegd gezag volgens de OCen W -mededeling toch een aanbestedende dienst. De voorwaarden zijn kort gezegd:

• De school schaft onafhankelijk van de “moeder” aanbestedende dienst, diensten/leveringen aan en neemt zelf de beslissing onafhankelijk van enig onderdeel van de aanbestedende dienst én;
• Er is sprake van scheiding van budgetten in de zin dat het sluiten van de overeenkomst gebeurd door de school en drukt op het eigen budget van de school én;
• Voorziening in eigen behoeften: het aanschaffen van diensten/leveringen voorziet in de eigen behoefte van de individuele school én;
• Er is geen bemoeienis van de “moeder” in de zin dat zij zich niet als grote inkopende partij mag presenteren en proberen vanuit die positie betere voorwaarden te bedingen. 

Ten aanzien van eerste voorwaarde – autonomie, blijkt dat de zowel de overeenkomsten die in het verleden zijn gesloten en als de nog te sluiten overeenkomsten, worden aangegaan met de koepelorganisatie. In de overeenkomst wordt niet gesproken over enige rol van de individuele school als zelfstandige beslissingsbevoegde partij. De CvA concludeert dan ook dat noch uit de inhoud noch uit de wijze waarop de overeenkomsten zijn opgesteld autonomie blijkt.

Ten aanzien van de tweede voorwaarde, scheiding van budgetten, blijkt dat er per school afzonderlijke budgeten zijn maar dit zegt niets over de zelfstandigheid waarmee een school over dit budget kan beslissen. Uit de overeenkomsten blijkt namelijk niet dat de school de zelfstandige bevoegdheid heeft om de opdrachtnemer bijvoorbeeld te sturen. Op grond hiervan concludeert de CvA dat aan de tweede voorwaarde niet is voldaan. 

Met betrekking tot de derde voorwaarde, voorziening in eigen behoefte, zien de overeenkomsten op schoonmaak per locatie. In beginsel is dit gericht op de eigen behoefte omdat het gaat om de eigen schoollocaties van deze scholen. Aan deze voorwaarden is dus voldoen.

Tot slot wordt de vierde voorwaarde getoetst, te weten “geen bemoeienis van de moeder”. Van bemoeienis is wel sprake aangezien de koepelorganisatie voor of namens 21 scholen een opdracht in de markt heeft gezet. De CvA komt tot de conclusie dat de koepelorganisatie beslissende bemoeienis heeft met de huidige inkoopprocedures voor haar scholen en bewust heeft gekozen voor het samenvoegen van volume om betere condities te krijgen. De scholen die ressorteren onder de koepelorganisatie kunnen niet  worden aangemerkt als zelfstandige aanbestedende diensten. Wat de gevolgen van deze conclusie zijn voor de bepaling van de waarde van de opdracht en de wijze waarop de opdracht moet worden aanbesteed volgt in deel 2. To be continued!