Verhoging maximale vrijwilligersvergoeding per 1/1/2019

Indien vrijwilligers tegen vergoeding werkzaamheden voor uw organisatie verrichten, kan mogelijk een beroep worden gedaan op de vrijwilligersregeling in de loonbelasting. Een van de voorwaarden voor de toepassing van de vrijwilligersregeling, is dat een organisatie slechts een maximumvergoeding mag betalen aan de vrijwilliger. Deze maximumbedragen voor de vrijwilligersvergoedingen zijn met ingang van 1 januari 2019 verhoogd. In dit artikel worden de belangrijkste aandachtspunten in het kader van de vrijwilligersregeling besproken. Tevens komen overige recentelijke fiscale wijzigingen per 1 januari 2019 aan bod die invloed hebben op onderwijsinstellingen.

1. Vrijwilligersregeling

Loonbelasting wordt geheven over het loon van een werknemer. Voor vrijwilligers geldt echter een vrijstelling, indien de vrijwilliger niet bij wijze van beroep arbeid verricht voor een algemeen nut beogende instelling (ANBI), een sportorganisatie of een lichaam dat niet is onderworpen aan de vennootschapsbelasting of daarvan is vrijgesteld (bijvoorbeeld een onderwijsinstelling). Dit wordt de vrijwilligersregeling genoemd. 

De vrijwilligersregeling is alleen van toepassing indien de werkzaamheden ‘niet bij wijze van beroep’ worden verricht. Een belangrijk kenmerk van vrijwilligerswerk is namelijk dat een vergoeding niet in verhouding staat tot het tijdsbeslag en de aard van het werk. De wetgever heeft hier de volgende invulling aan gegeven: 

Vrijwilligersvergoeding (optie 1):

  • De vergoeding bedraagt maximaal € 170 per maand en maximaal € 1.700 per jaar (tot 2019: € 150 per maand en maximaal € 1.500 per jaar); en
  • De vergoeding bedraagt maximaal € 2,75 (vrijwilligers < 22 jaar) of € 5,00 (vrijwilligers ≥ 22 jaar) per uur (tot 2019: € 2,50 per uur voor vrijwilligers < 23 jaar en € 4,50 per uur voor vrijwilligers ≥ 23 jaar). 

Vrijwilligersvergoeding (optie 2): 

  • De vergoeding betreft een vergoeding voor de werkelijk gemaakte kosten door de vrijwilliger. Hierbij valt te denken aan een onkostenvergoeding en/of een reiskostenvergoeding. De gehele vergoeding wordt onderbouwd met werkelijk gemaakte kosten. 

Met betrekking tot de eerste optie moet worden opgemerkt dat onder de bovengenoemde maximumbedragen alle vergoedingen en verstrekkingen vallen die de vrijwilliger ontvangt voor zijn/haar werkzaamheden, zoals reiskostenvergoeding, een kerstpakket en andere onkostenvergoedingen. 

Door het bijhouden van een urenadministratie kan controle worden gehouden op bovengenoemde maximumbedragen. Met behulp van een degelijke administratie worden (eventuele) discussies met de Belastingdienst voorkomen. Hierbij is het van belang om te werken met een uniform beleid inzake de (betalingen aan) vrijwilligers. Daarnaast is het hanteren van een uniforme vrijwilligersovereenkomst wenselijk. Met behulp van een dergelijk uniform werkproces voorkomt u fiscale risico’s binnen uw organisatie.

2. Bovenmatige vrijwilligersvergoeding 

In de praktijk vormt de onjuiste toepassing van de vrijwilligersregeling een belangrijk fiscaal risico voor onderwijsinstellingen. Indien één van de bovengenoemde maximumbedragen wordt overschreden, moet (alsnog) loonbelasting worden ingehouden en afgedragen. Dit is slechts anders wanneer de uitbetaalde vergoeding een kostenvergoeding bedraagt voor de werkelijk gemaakte kosten (optie 2). Alsdan is een goede en uniforme onderbouwing (bijvoorbeeld in de administratie) van doorslaggevend belang om naheffingen te voorkomen.

De bovengenoemde maximumbedragen voor de vrijwilligersregeling gelden in de loonbelasting per inhoudingsplichtige/werkgever. Alsdan moet onderscheid worden gemaakt tussen de volgende twee situaties:

  • Indien een vrijwilliger voor verschillende organisaties vrijwilligerswerk verricht, kan iedere organisatie een vergoeding van maximaal € 170 per maand of € 1.700 per kalenderjaar onbelast verstrekken. 
  • Indien een vrijwilliger werkzaamheden verricht voor meerdere scholen van een onderwijsinstelling, dan gelden genoemde maximumbedragen voor alle werkzaamheden binnen de onderwijsinstelling. Anders gezegd, een onderwijsinstelling kan maximaal eenmaal een vergoeding van € 170 per maand of € 1.700 per kalenderjaar onbelast verstrekken.

3. Belangrijkste aandachtspunten vrijwilligersregeling 

  • Belangrijkste aandachtspunten van de vrijwilligersregeling:
  • Maak onderscheid tussen een werknemer en een vrijwilliger;
  • Sluit structureel een (uniforme) vrijwilligersovereenkomst af;
  • Houd een urenadministratie bij ter voorkoming van discussies met de Belastingdienst;
  • Beoordeel of de betaalde vergoeding binnen de maximumbedragen valt;
  • Neem bij de beoordeling van de maximumbedragen alle vergoedingen en verstrekkingen in aanmerking;
  • Beoordeel bij een overschrijding van het maximumbedrag of de vergoeding louter de door de vrijwilliger gemaakte kosten dekt;
  • Anders: risico op naheffing loonbelasting, premies volksverzekering en premies werknemersverzekering (eventueel met boete).

4. Overige fiscale wijzigingen 

  • Onderstaand treft u een overzicht van andere recentelijke fiscale wijzigingen voor onderwijsinstellingen:
  • Onder voorwaarden kunnen organisaties met vrijwilligers vanaf november 2018 de VOG voor de vrijwilligers gratis aanvragen.
  • Verduidelijking van het begrip ‘gezagsverhouding’ inzake de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (Wet DBA).
  • De verruiming van de btw-sportvrijstelling met ingang van 1 januari 2019, met als gevolg dat de exploitatie van gymzalen door onderwijsinstellingen mogelijk onder de btw-sportvrijstelling valt (geen recht op btw-aftrek).
  • Het verlaagde btw-tarief is met ingang van 1 januari 2019 verhoogd van 6% naar 9%. 
  • Het afnemen van toelatingsexamens die toegang geven tot btw-vrijgesteld onderwijs en tussentijdse examens in het kader van vrijgesteld onderwijs valt met ingang van 1 januari 2019 voortaan onder een btw-vrijstelling.

Wilt u graag hulp bij het correct toepassen van de vrijwilligersregeling? Of wenst u meer informatie te krijgen over de vrijwilligersregeling of over de fiscale wijzigingen per 1 januari 2019? Neem dan gerust contact op met Ralph Rijnders (rijnders@govers.nl) of Thomas Neijzen (neijzen@govers.nl) van Govers Accountants/Adviseurs (tel: 040 2504 504).

Marc Heijligers

Marc Heijligers

Wilt u reageren of meer informatie?