Wijzigingen in verslaggevingsvoorschriften jaarrekening onderwijsinstellingen 2015

In dit artikel brengen wij u graag op de hoogte van de belangrijkste wijzigingen in de onderwijsverslaggeving die betrekking heeft op het boekjaar dat eindigt op 31 december 2015.

Jaarverslag en Bestuursverslag?

Het ‘jaarverslag’ heet formeel vanaf het verslagjaar 2016 ‘bestuursverslag’ (mag natuurlijk ook al voor 2015 gebruikt worden). Met ‘jaarverslag’ werd het tekstuele gedeelte van de jaarverslaggeving bedoeld, opgesteld door de bestuurder, met daarbij een apart verslag van de interne toezichthouder. De term ‘jaarverslag’ wordt dus vervangen door ‘bestuursverslag’ en tegelijkertijd wordt met de term ‘jaarverslag’ nu de hele jaarverslaggeving bedoeld in het PO en VO. De hele jaarverslaggeving bestaat uit de jaarrekening (inclusief verklaring van accountant) en het bestuursverslag.

Openbaarmaking jaarverslaggeving PO en VO op de website

De openbaarmaking van de (volledige) jaarverslaggeving voor PO en VO is inmiddels geregeld in de codes goed bestuur PO en VO. Dit betekent dat schoolbesturen in het PO en VO de jaarrekening (inclusief verklaring van de accountant) en het bestuursverslag openbaar dienen te maken (via de website). De politiek heeft dit in het najaar van 2015 nog een keer expliciet aangegeven.

Let op! uw accountant heeft een aparte verklaring voor publicatie op de website; een zogenaamde 'was getekend'-verklaring, waarbij niet de originele handtekening is opgenomen.

Normenkader Financieel Beheer; handreiking richting schoolbesturen

Eind 2013 heeft het Ministerie van Financiën aangegeven welke aandachtspunten van belang zijn voor het financieel beheer bij instellingen die worden bekostigd vanuit de rijksmiddelen. Begin 2016 heeft het Ministerie van OCW deze aandachtspunten nogmaals onder de aandacht gebracht. Dit overzicht van aandachtspunten heeft in de wandelgangen de titel ‘Normenkader’ meegekregen. Dit Normenkader bevat de volgende elementen:

  • Algemene uitgangspunten (o.a. ordentelijk en sober financieel beheer);
  • Meerjaren begrotingen (o.a. minimaal 3 jaar);
  • Risicomanagement en misbruik & oneigenlijk gebruik (o.a. risicomanagement verankerd in de integrale bedrijfsvoering);
  • Transparante verantwoording (o.a. naleving van de sectorcodes en ‘in control statement (ICS)’);
  • Governance; versterking van ‘countervailing powers’ (o.a. externe visitatie op het functioneren van de organisatie en de werking van de governancestructuur);
  • Toekomstgerichte signalerende rol accountant (o.a. betrouwbaarheid van aannames).

Het normenkader kunt via deze link bekijken.

Verwerking doordecentralisatie buitenonderhoud in het PO in onderhoudsvoorziening

Met ingang van 1 januari 2015 is het buitenonderhoud door gedecentraliseerd naar de schoolbesturen in het PO. Dat houdt in dat in de onderhoudsvoorziening op de balans vanaf nu ook de kosten voor het buitenonderhoud opgenomen moeten worden. De op te nemen voorziening dient (evenals voor het binnen onderhoud) gebaseerd te zijn op een meerjaren onderhoudsplan. Maar hoe moet er om gegaan worden met de inhaalslag die veel onderwijsinstellingen moeten maken voor het opbouwen van de voorziening?

Bij de eerste verwerking van het buitenonderhoud in de meerjarenplannen dient het verwachte onderhoudsmoment als uitgangspunt genomen te worden. Vervolgens dient er berekend te worden hoeveel maanden er nog resteren tot dat verwachte onderhoudsmoment. Daarbij mag er rekening mee worden gehouden dat de regelgeving op 1 mei 2014 in werking is getreden.  Dit valt het beste uit te leggen aan de hand van een voorbeeld:

  • Onderhoud schilderwerk: eenmaal per vier jaar (48 maanden);
  • Verwachte datum eerste onderhoud: september 2016;
  • Verwachte kosten: € 15.000 incl. BTW.

Normaal gesproken zou de jaarlijkse dotatie 12/48 x € 15.000 zijn (dat is € 3.750)

Omdat het buitenonderhoud pas vanaf 1 januari 2015 door gedecentraliseerd is, is er echter tot die tijd niets opgebouwd. De regelgeving is ingegaan op 1 mei 2014. Vanaf 1 mei 2014 resteerden er 28 maanden tot september 2016. De toegestane jaardotatie over 2015 bedraagt 20/28 x € 15.000 = € 10.715. De 20 maanden komt voort uit de start van de regelgeving in mei 2014. Als u in 2014 al een dotatie heeft gedaan voor het buitenonderhoud dan is de dotatie in 2015 maximaal 12/28 x € 15.000 = € 6.429.

Verwerking duurzame inzetbaarheid in het PO en keuzebudget in het VO; voorziening?

In de CAO PO is een (nieuwe) regeling over duurzame inzetbaarheid opgenomen. Grofweg houdt deze regeling in dat medewerkers jaarlijks een budget krijgen van 40 klokuren, in te zetten voor mobiliteit, bijscholing en dergelijke. Werknemers van 57 jaar of ouder kunnen ook kiezen om deze uren te sparen gedurende een periode van maximaal vijf jaar.

Vergelijkbaar aan het PO is in de CAO VO ook een regeling opgenomen waarbij werknemers een budget aan klokuren (50) ter beschikking hebben om in te zetten voor verlof, sparen, uitbetaling, etc). In het VO heet dit het Keuzebudget.

Over het wel of niet (verplicht) opnemen van een voorziening is nog onduidelijkheid. Enkele vragen die hierbij spelen zijn:

  • Is er sprake van opbouw van rechten?
  • Is een betrouwbare schatting te maken?
  • Wat zijn de effecten van overgangsregelingen?

Let op! wat u moet doen in de jaarrekening 2015 is nog niet geheel duidelijk. De keuzes die onderwijsinstellingen maken ten aanzien van de verwerking kan onderling dus nog afwijken. Als u er voor kiest om nog geen voorziening op te nemen, licht u dit dan toe in de “niet uit de balans blijkende verplichtingen”.

Verwerking baten ontvangen van samenwerkingsverbanden Passend Onderwijs

Onderwijsinstellingen die gelden ontvangen van de Samenwerkingsverbanden Passend Onderwijs (SWV) dienen deze ontvangsten te verantwoorden onder kop “3.1.4 Ontvangen doorbetalingen Rijksbijdrage”. Ook gelden die niet van een SWV ontvangen worden, maar instellingen zoals Visio of Auris, dienen onder dit kopje verantwoord te worden.

Vermelding WNT-gegevens

Op basis van de Wet Normering Topinkomens (WNT) zijn onderwijsinstellingen verplicht om de loongegevens van bestuurders en toezichthouders te vermelden in de jaarrekening of het bestuursverslag. Ook de leden van de centrale directie (degen belast met de dagelijkse leiding van de instelling als geheel) dienen vermeld te worden. Hetzelfde geldt voor topfunctionarissen die nog een vergoeding ontvangen ondanks dat ze uit dienst zijn en ingehuurde topfunctionarissen. Bij deze laatste categorie dient het factuurbedrag exclusief BTW vermeld te worden.

Het ministerie heeft een model voor de toelichting op de bezoldigingen uitgegeven. Ook de vergelijkende cijfers (over het voorgaande jaar) ten aanzien van de bezoldigingen zouden op grond van de Regeling Jaarverslaggeving Onderwijs (RJO) vermeld moeten worden in de jaarrekening of het bestuursverslag.

Let op! Met ingang van 1 januari 2016 is de WNT-regelgeving veranderd. In de volgende artikelen kunt u daarover meer lezen:
WNT 2016 voor functionarissen in loondienst
WNT 2016 voor functionarissen zonder dienstbetrekking

 

Mascha Werner-Hoeks

Mascha Werner-Hoeks

Wilt u reageren of meer informatie?